Una estrategia de comunicación bien planificada y ejecutada para las solicitudes de subvenciones amplía el alcance del mensaje, facilita la conexión con iniciativas que buscan apoyo y garantiza que las propuestas se alineen con los objetivos de los financiadores. La forma en que comunicamos y difundimos la información determina el alcance del mensaje y, en consecuencia, el número de solicitudes, pero aún más importante, su calidad.

A lo largo de las 5 ediciones del Futuro Bem Maior , nos enfrentamos a retos para crear un formato de convocatoria más asertivo y accesible. En este artículo, compartimos las mejores prácticas de comunicación para convocatorias que aprendimos, perfeccionadas con los resultados de la 5.ª convocatoria, celebrada entre julio y agosto. ¡ Lectura recomendada tanto para financiadores que buscan las mejores prácticas como para iniciativas que desean lograr resultados mucho mayores en la recaudación de fondos!

Define tus objetivos y comprende a tu público objetivo

Si has llegado al punto de lanzar una convocatoria es porque tienes una inversión y quieres distribuirla de forma transparente y competitiva, ¿no?

Antes de utilizar la herramienta, el primer paso es definir la pregunta: "¿ Qué se pretende lograr con esta convocatoria? " o "¿Qué problema u oportunidad se pretende resolver o abordar mediante esta convocatoria?". En cierto modo, esta pregunta está implícita en la Teoría del Cambio, una metodología que sugerimos para establecer una visión estratégica previa.

En nuestro caso, la respuesta siempre ha sido: ¿qué? Fortalecer las iniciativas de impacto comunitario en todo Brasil. ¿ Dónde? Sabemos que algunas regiones reciben menos inversión social privada, por lo que restringimos la convocatoria a municipios con limitaciones de población para democratizar el acceso. ¿ Cómo? Para fortalecer las iniciativas, nos centramos en el desarrollo institucional. Esta visión nos ayuda a comprender con quién debemos hablar.

Para garantizar que la información llegue al público objetivo de forma clara y precisa, el primer paso es conocerlo bien . Independientemente de la ubicación o los recursos disponibles, la cercanía es fundamental. En el caso de que otorgan subvenciones e inversores sociales, como Futuro Bem Maior, comprender el perfil de las ONG y los colectivos buscados es clave.

Por ejemplo, ¿cuál es el tamaño de la organización? Esto se puede medir por el número de beneficiarios o la capacidad de recaudación de fondos. ¿En qué territorio desea la organización impactar? Si los recursos se concentran en áreas específicas, la democratización de la distribución geográfica llega a las regiones desatendidas. ¿Aborda la convocatoria de propuestas un problema específico? ¿Qué causas están relacionadas? Estas respuestas son la base de cualquier comunicación para las convocatorias de propuestas.

Definir rigurosamente los criterios permite comprender a la audiencia, comunicarse eficazmente y alcanzar su máximo potencial, garantizando que vean valor en la oportunidad que ofrece la convocatoria de propuestas.

Buenas prácticas

Ahora que estamos en la misma página respecto de la importancia de una visión general amplia de la convocatoria de propuestas, exploremos algunas de las mejores prácticas para comunicar las convocatorias de propuestas que se pueden aplicar para garantizar que su difusión logre los resultados deseados.

Planificación estratégica

Con el perfil de tu público objetivo en mente, es hora de comprender dónde se encuentran y dónde suelen consumir información, y descubrir nuevas oportunidades . Probablemente ya interactúes con este público a través de los canales institucionales de tu organización, como redes sociales, boletines informativos y tu sitio web. Sin embargo, es igualmente importante considerar otros medios y lugares donde también puedas llegar a ellos.

Una vez definidos los canales de comunicación más relevantes para su convocatoria, el siguiente paso es estructurar la planificación: crear un calendario de contenidos, establecer un plan de acción, definir objetivos para cada etapa de la campaña y optimizar la asignación de recursos. Una buena planificación garantiza que todas las acciones estén alineadas con los objetivos de la convocatoria, garantizando la coherencia del mensaje y maximizando el impacto.

Con esta información, desarrollamos el concepto de la campaña, incluyendo el lema " Fortaleciendo territorios e inspirando el futuro ". Esta frase sirvió como lema para las acciones de comunicación, que se adaptaron a cada público y canal. También creamos un mensaje clave que resaltaba los elementos y atributos de la convocatoria que queríamos reforzar, como la celebración de las cinco ediciones hasta la fecha, la inversión en desarrollo institucional y la descentralización/democratización de los recursos filantrópicos.

Uso de múltiples canales

Más allá de los canales institucionales, el diálogo con los medios locales ha sido crucial a lo largo de las ediciones . Establecer una conexión con pequeños municipios en varios estados representa un gran reto en términos de alcance. Este año, identificamos la necesidad de contar con el apoyo de oficinas de prensa locales con experiencia en comunicación comunitaria y movilización regional en regiones estratégicas donde históricamente hemos enfrentado dificultades de acceso.

Estos servicios de asesoría, trabajando directamente en los territorios, nos representaron localmente y facilitaron el acceso a medios de comunicación y otros. Con este apoyo, también realizamos una movilización presencial con redes y organizaciones locales para difundir el mensaje de la convocatoria. El resultado fue significativo: más de 125 menciones en portales, blogs, periódicos y emisoras de radio locales, además de numerosas colaboraciones que ampliaron nuestro alcance.

Una estrategia de comunicación eficaz para las solicitudes de subvención debe abarcar múltiples canales, diversificando los puntos de contacto con el público objetivo y adaptando el mensaje a cada contexto y formato. Esto aumenta las posibilidades de participación y registro de iniciativas alineadas con los objetivos de la subvención . Si no es posible invertir en proveedores externos, siempre es posible buscar socios locales que ya conozcan la zona y puedan facilitar la difusión. La combinación de diferentes canales, como redes sociales, boletines informativos y contacto directo, ayuda a cubrir diversos frentes, ampliando el impacto y la visibilidad de la solicitud de subvención.

Creando contenido atractivo y relevante

Al diversificar el contenido, también es posible cubrir diferentes áreas. Basándonos en nuestro conocimiento de la audiencia, identificamos Instagram como la principal red social de contacto. Naturalmente, se convirtió en nuestro canal principal para comunicar la información de la convocatoria, como los criterios y beneficios, y para fortalecer sus atributos con el público. Aprovechamos las diversas posibilidades de la plataforma, como publicaciones estáticas, historias, transmisiones en vivo y otros formatos, eligiendo cada uno según el tipo de contenido a transmitir .

Identificamos un enorme potencial en las organizaciones que participaron en ediciones anteriores para actuar como influencers. Ya conocían el valor del programa y podían compartir su impacto, ofreciendo una sólida prueba social a otras organizaciones con perfiles similares a los que buscábamos atraer. Lona na Lua , IESA y Projeto Viamar fueron los rostros de nuestra campaña, ejemplificando lo que significa ser un Futuro Mejor .

Produjimos videos juntos para contar estas historias de éxito y utilizamos la función de colaboración de Instagram , lo que les permitió publicar el contenido en sus propias cuentas. Esto amplió significativamente el alcance y la credibilidad de nuestro mensaje; de ​​hecho, estas fueron las piezas de contenido orgánico con mayor tasa de interacción de la campaña.

También utilizamos una estrategia de colaboración con organizaciones como Instituto Phi , Phomenta y Bússola Social , socios en la realización de la convocatoria de propuestas, que ya cuentan con una audiencia bien establecida entre el grupo demográfico objetivo .

Este enfoque basado en el contenido fortaleció la visibilidad de la convocatoria de propuestas y generó un compromiso más profundo y significativo , construyendo un puente directo entre organizaciones influyentes y posibles nuevos participantes.

Segmentación y personalización

En canales que permiten una segmentación más precisa, como las listas de correo electrónico, la personalización de mensajes se convierte en una baza clave . Contábamos con una base de suscriptores general para nuestro boletín, compuesta por organizaciones, inversores y otros públicos, y una base exclusiva de ONG y colectivos de ediciones anteriores. El objetivo era activar estas bases en diferentes momentos, asegurando que cada grupo recibiera el mensaje más relevante.

En general, nos centramos en solicitar apoyo para difundir el mensaje de la convocatoria, animando a estos contactos a difundirlo. Este fue el tema central de esta comunicación. Para la base de OSC y colectivos, adoptamos un enfoque más directo y personalizado, abordando sus necesidades específicas y destacando el valor de la convocatoria para ellos .

Mientras que el asunto del correo electrónico dirigido a la base de datos general decía "¡5th Greater Future ya está en marcha! Difunde el mensaje y ayuda a empoderar a las organizaciones locales", el correo electrónico dirigido a ONG y colectivos contenía un mensaje más específico y atractivo: "¡Logre mayores resultados con apoyo financiero y capacitación!". La segmentación y la personalización garantizan que cada público reciba el mensaje adecuado en el momento oportuno, lo que aumenta la eficacia de su estrategia de comunicación para las solicitudes de subvenciones.

Monitoreo y ajuste continuo

Necesita aprovechar toda la información disponible sobre su audiencia, desde la planificación estratégica hasta la ejecución y el seguimiento . En el caso de una iniciativa nacional como Futuro Bem Maior, uno de nuestros principales retos fue asegurar la capilaridad, es decir, llegar a suscriptores en todos los estados de Brasil.

Para lograrlo, incluso con el trabajo de las oficinas de prensa, necesitábamos asegurar que nuestros mensajes llegaran con precisión a estas ubicaciones también a través de otros medios . Las herramientas de medios de pago, como Meta Ads y Google Ads, resultaron esenciales, ya que permitieron una segmentación muy específica, incluyendo criterios geográficos para poblaciones menores de 200.000 habitantes.

Gracias al seguimiento continuo, nos dimos cuenta de la necesidad de intensificar la inversión en estados específicos. Este enfoque geográfico y demográfico, aunque bastante preciso, nos permitió ajustar nuestra estrategia en tiempo real y concentrar nuestros esfuerzos donde más se necesitaban . Uno de los resultados más relevantes provino de la herramienta Demand Gen de Google, que muestra banners en sitios web frecuentados por el público objetivo, ampliando nuestro alcance y garantizando que la convocatoria de propuestas llegara eficazmente a regiones estratégicas.

Convierta el aprendizaje en acción

Ahora que conoces las mejores prácticas para comunicar subvenciones impactantes , ¿qué tal si empiezas a aplicarlas en tu próxima campaña?

En primer lugar, defina claramente los objetivos de su convocatoria de propuestas e identifique el perfil de público al que desea llegar.

A continuación, desarrolle un plan de comunicación detallado , eligiendo los canales y formatos más efectivos para transmitir su mensaje.

Recuerde monitorear continuamente los resultados y ajustar la estrategia según sea necesario para maximizar el impacto.

Cuanto más refines tu enfoque, como lo hemos hecho a lo largo de las cinco ediciones de Futuro Bem Maior, mayor será el impacto de tu comunicación .

Si desea obtener más información sobre Futuro Bem Maior y nuestro enfoque de filantropía estratégica, suscríbase a nuestro boletín.